Pek çok üretkenlik tavsiyesi teoride kulağa harika gelir: Sadece erken kalkın, tüm gününüzü zaman bloklarına ayırın, en zor işi ilk sıraya koyun, e-postaları düzenli gruplar halinde yanıtlayın ve ne yaparsanız yapın, dikkatinizin dağılmasına izin vermeyin…
Ancak bazı insanların sıkı bir programa bağlı takvimleri rahatlatıcı bulduğunu, diğerlerinin ise 30 dakikalık dilimlere bölünmüş bir güne bakınca hemen avazı çıktığı kadar bağırmak istediğini fark edene kadar tüm bunlar kulağa çok etkileyici gelir.
Ancak enerji seviyeleriniz, dikkatiniz, çalışma tercihleriniz ve hatta düşünme biçiminiz bile en iyi nasıl çalıştığınız konusunda rol oynuyor. Tüm bunlar şu anlama geliyor: En üretken iş gününüz; iş arkadaşınızın, patronunuzun, en yakın arkadaşınızın veya bir güne nasıl oluyorsa 47 tane renk kodlu takvim bloğu sığdıran o TikTok kullanıcısının gününden bambaşka görünebilir.
Bu yüzden, size uymanız gereken katı bir rutin dayatmak yerine, yeni bir bakış açısı sunuyoruz: En iyi işinizi çıkarmanıza yardımcı olan koşulları keşfedin ve ardından bu koşulları gününüze daha fazla dahil etmeye başlayın.
Bu konuda bize yardımcı olması için; üretkenlik, inovasyon ve iş yeri esenliği üzerine çalışmalar yürüten Psikolog ve How I Work podcast’inin sunucusu Dr. Amantha Imber’in önerilerine kulak verebilirsiniz. Inventium’un kurucusu olan Amantha; Google, Apple, Disney, LEGO, Coca-Cola ve Microsoft gibi şirketlerle de konu üzerine çalışmıştı.
İşe, en iyi ne zaman ve nasıl çalıştığınızı keşfederek başlayın.
İşte insanı rahatlatabilecek bir düşünce: Aslında her yerde ve her konuda aynı anda harika olmak zorunda değilsiniz. Sonuçta insanız.
Belki sabahları yaratıcı işlerde harikasınızdır ama öğle yemeğinden önce bir elektronik tablo görmek bile sizi kişisel olarak rahatsız ediyordur. Belki öğleden sonraki toplantılarda çok başarılısınızdır ama günün ilk birkaç saatini kendinize ayırmanız gerekiyordur. Belki de enerjinizin daha düşük olduğu anlarda idari işleri halletmek size tuhaf bir tatmin duygusu veriyordur.
Sadece “En üretken olduğum zaman hangisi?” diye sormak yerine, “Günün farklı saatlerinde beynime en kolay gelen iş türü hangisi?” diye sormaya başlayın.
Dr. Amantha, bunu bir haftalık bir deneye dönüştürmenizi öneriyor. Beş iş günü boyunca, gün içinde üç veya dört kez kendinizi bir yoklayın ve şu gözlemleri not edin:
- Saat kaç?
- Üzerinde çalıştığım şey ne?
- Ne kadar odaklanmış hissediyorum?
- Ne kadar enerjik hissediyorum?
- Şu anda iş birliği mi yapmak istiyorum, yoksa tek başıma mı çalışmak istiyorum?
- Şu an hangi tür iş en kolayı geliyor: yaratıcı düşünme, derin odaklanma gerektiren işler, toplantılar/iş birliği veya idari işler?
Fazla kafa yormayın; bu işlem sadece 30 saniyenizi alabilir.
Dr. Amantha, “Beşinci güne gelindiğinde, genellikle derinlemesine çalışma, idari işler ve toplantılar için en uygun zaman dilimlerine dair belirgin bir düzen fark edersiniz,” diyor.
Hafta sonunda ortaya çıkan kalıplara bir bakın. Derinlemesine odaklanma gerektiren işler için doğal bir zaman diliminiz olduğunu, daha sosyal ve iş birliğine açık olduğunuz başka bir aralık bulunduğunu ve e-postaları yanıtlamanın aniden çok daha az itici geldiği bir başka anın daha varlığını fark etmeye başlayabilirsiniz.
Bunu bildiğinizde ise artık bu bilgiyi işe yarar bir şekilde kullanabilirsiniz.
En zorlu göreviniz illa ki sabah saat 09.00’da yapılmak zorunda değildir.
“Kurbağayı ye” (en zor işi en başta yap) şeklindeki üretkenlik tavsiyesi uzun süre popülerliğini korudu; ancak Dr. Amantha bunun evrensel bir kural olduğu görüşüne katılmıyor.
“En zor işi ilk sırada yapma” fikrinin evrensel bir kural olarak sunulmasına itiraz ediyorum,” diyor. “Bu yöntem yalnızca, en zorlu göreviniz aynı zamanda enerji seviyenizin zirvede olduğu zaman dilimine denk geliyorsa işe yarar.”
İşte bu yüzden bir haftalık denemeniz büyük önem taşıyor. Enerji seviyenizi ve yaptığınız iş türlerini gözlemlemeye başladığınızda, gününüzü otomatik olarak en zor işten en kolaya doğru planlamayın. Bunun yerine, iş türü ile beyninizin o işe en yatkın olduğu zaman dilimini eşleştirmeyi deneyin.
En yüksek odaklanma kapasitesine sahip olduğunuz zaman dilimi; yazma, strateji geliştirme, analiz yapma veya sürekli konsantrasyon gerektiren diğer işler için mükemmel olabilir. Daha sosyal olduğunuz bir zaman dilimi, toplantılar ve iş birliği gerektiren çalışmalar için daha uygun olabilir. Enerjinizin daha düşük olduğu bir aralık ise e-postaları yanıtlamak, elektronik tabloları güncellemek veya idari işleri aradan çıkarmak için ideal bir zaman olabilir.
Ayrıca kendinize karşı olumsuz bir tutum takınmanıza da gerek yok. En parlak yaratıcı işlerinizi saat 16.00’da ortaya koymuyor olmanız, “yaratıcı olmadığınız” anlamına gelmez. Belki de saat 16.00, sadece ertelediğiniz e-postaları yanıtlamanız gereken zamandır.
Beyninizin tek seferde ne kadar odaklanma talep ettiğine dikkat edin
Telefonu bir nevi elinin uzantısı haline gelmiş olan herkese selamlar. Odaklanmakta zorlandığınızda, çözüm her zaman “üretkenlik tanrılarından” daha fazla disiplin talep etmek değildir. Bazen yapmanız gereken tek şey, dikkatinizi dağıtan unsurları biraz daha can sıkıcı hale getirmektir.
Amantha, “Telefonu kontrol etme kararını ortadan kaldırmak, irade gücünün sağlayabileceğinden çok daha önemlidir,” diyor. Onun son derece sade ve gösterişsiz tavsiyesi şu: Telefonunuzu başka bir odaya koyun, bildirim seslerini kapatın, tek bir iş seçin ve bir zamanlayıcı kurun.
“Yirmi dakikalık ‘sadece bu işe odaklanma’ süresi, yarım kalmış altı iş arasında gidip gelerek geçirilen bir öğleden sonradan çok daha iyidir.”
Görevler arası geçiş üzerine yapılan araştırmalar, bilişsel görevler arasında geçiş yapmanın bir bedeli olduğunu da ortaya koymuştur; bu da sürekli bir işten diğerine atlamanın neden odaklanmayı zorlaştırabileceğini açıklamaya yardımcı olur.
Bu, muhtemelen içten içe bildiğimiz ama kendimize karşı dürüst olmadığımız bir gerçek. O halde, buna bir son verin.
İşte tam bu noktada Pomodoro Tekniği işe yarayabilir. Geleneksel olarak bu teknik, 25 dakikalık odaklanmış bir çalışma süresini ve ardından gelen beş dakikalık bir molayı esas alır. Ancak illa ki 25 dakikaya takılıp kalmamıza gerek yok.
20 dakikayı deneyin. 30 dakikayı deneyin. Eğer o “akış” haline çoktan girdiyseniz 45 dakikayı deneyin.
Mesele sihirli bir sayı bulmak değil. Mesele, “Önümüzdeki üç saat boyunca odaklanmam gerek” düşüncesini, “Önümüzdeki 20 dakika boyunca sadece bu işi yapacağım” düşüncesiyle değiştirmektir.
Benzer işleri bir araya getirerek (toplu halde yaparak) de denemeler yapabilirsiniz. 20 dakika yazı yazıp ardından e-postaları kontrol etmek, Slack mesajlarını yanıtlamak, bir elektronik tabloya geçmek ve sonra ne yazdığınızı hatırlamaya çalışmak yerine; mümkün olduğunda benzer görevleri gruplandırın.
Beyninizde zaten yeterince fazla sekme açık.
Yapılacaklar listeniz bir başka stres kaynağı olmamalı.
Bu, yapılacaklar listesinden tamamen vazgeçmeniz gerektiği anlamına gelmez. Ancak, yapmanız gereken her şeyi hatırlamak ile yapmanız gereken her şeyi şu anda düşünmek zorunda hissetmek arasında bir fark vardır.
Masicampo ve Baumeister tarafından yapılan araştırmalar, tamamlanmamış hedeflerin zihnimizi meşgul etmeye devam edebildiğini, buna karşılık bu hedefler için somut planlar yapmanın söz konusu bilişsel etkileri azalttığını ortaya koymuştur.
Temelde beyniniz, yapmadığınız bir şeyi size hatırlatmaya devam eder; çünkü onu tam olarak ne zaman yapacağınızı bilmemektedir.
Öyleyse, ona bir cevap vermeyi deneyin.
Günler, haftalar, yıllar ve hatta hayatınızın geri kalanı boyunca üzerinizde baskı kuran devasa ve belirsiz bir liste tutmak yerine, iki aşamalı bir sistem kullanmayı deneyin:
- Ana listeniz – Er ya da geç yapılması gereken her şey.
- Bugünkü yapılacaklar listeniz – Bugün fiilen yapmayı taahhüt ettiğiniz, daha az sayıdaki iş.
Ardından, belirsiz görevleri daha somut hale getirin.
Şunun yerine: Sunumu tamamla
Şunu deneyin: Salı, 10:00–11:00: 1-5 arası slaytların taslağını hazırla
Şunun yerine: Faturaları hallet
Şunu deneyin: Perşembe, 14:00: Ödenmemiş beş faturayı incele
Araştırmalar, ana liste ve bugünkü yapılacaklar listesi sisteminin hayatınızı düzenlemenin tek mükemmel yolu olduğunu söylemiyor. Buradaki asıl amaç; tamamlanmamış işleri zihninizden çıkarıp önemli olanlara daha somut bir plan kazandırma konusunda denemeler yapmaktır.
Kendi başınıza mı yoksa sesli düşünmeye mi ihtiyacınız olduğunu bilin.
Bazı insanlar konuşarak düşünür. Bazıları ise yararlı bir şey söyleyebilmek için bir fikrin zihinlerinde biraz demlenmesine ihtiyaç duyar. Eğer bir toplantıdan ayrıldıktan 20 dakika sonra o mükemmel cevabın aklınıza geldiği olduysa, bu durum size tanıdık gelebilir.
Dr. Amantha, “Başkalarıyla etkileşimden enerji alıyorsanız, bir sorun üzerinde grup içinde sesli düşünmek, düşünme sürecinize yardımcı olabilir,” diyor. “Tek başınıza odaklanmaya ihtiyaç duyuyorsanız; toplantı sırasında aniden hazırlıksız yakalanmak yerine, öncesinde incelenecek materyallerin size verilmesi ve üzerinde düşünmek için zaman tanınması, sizden çok daha nitelikli katkılar alınmasını sağlar.”
Küçük bir hazırlığın, insanların katılım biçimini değiştirebileceğini destekleyen araştırmalar mevcut. Microsoft Research tarafından yürütülen kapsamlı bir çalışma, toplantı öncesi iletişimin; toplantının verimliliği, kapsayıcılığı, katılımcıların sürece dahil olması ve kendilerini rahat hissetmeleriyle doğrudan ilişkili olduğunu ortaya koydu.
Dolayısıyla, üzerinde düşünmek için zamana ihtiyaç duyduğunuzu biliyorsanız, bunu bir kişilik kusuru olarak görmeyi bırakın ve çalışma düzeninize dahil etmeye başlayın.
Geri bildirim vermeniz beklenen bir sunum mu var? Görüşmeden bir saat önce sunum dosyasını isteyin. Kapsamlı bir beyin fırtınasına mı giriyorsunuz? Öncesinde konuyla ilgili bilgilendirme notlarını (brief) okuyun. Beklenmedik bir anda fikriniz sorulduğunda henüz üzerinde iyice düşünülmüş bir cevabınız yok mu?
Şunu deneyin:
“Üzerinde biraz düşünüp sindirdikten sonra en iyi fikirleri üretebiliyorum. Konuyu değerlendireyim ve bu öğleden sonra size bazı temel maddelerle geri döneyim.”
Kimse bunu size karşı bir olumsuzluk olarak kullanamaz. Ayrıca, bilgiyi işleme tarzınız beyin fırtınası yapma şeklinizi de değiştirebilir.
Filmlerde gösterilenin aksine, klasik grup beyin fırtınası, herkesin en iyi fikirlerini ortaya çıkarmak için her zaman en iyi yöntem olmayabilir. O sahneyi bilirsiniz: Herkes, beyaz tahtaya çılgınca notlar alan toplantı yöneticisine harika fikirler haykırır.
Grup halinde fikir üretme süreçleri üzerine yapılan araştırmalar, “üretim engelleme” (production blocking) adı verilen bir durumun varlığını ortaya koyuyor; bu durum, herkesin fikri olmasına rağmen aynı anda sadece bir kişinin konuşabilmesi nedeniyle yaşanabilir. Sıranızı beklerken bir yandan dinler, bir yandan kendi fikrinizi hatırlamaya çalışır, diğer yandan da söylenenleri zihninizde işlersiniz. Araştırmalar, bireysel fikir üretimini grup iş birliğiyle birleştirmenin, geleneksel grup beyin fırtınasının bazı kısıtlamalarını aşmaya yardımcı olabileceğini gösteriyor.
Bu yüzden bir sonraki beyin fırtınasında şu deneyi yapın: Grup tartışması başlamadan önce herkese bağımsız olarak fikir üretmeleri için 10 ila 15 dakika verin. Ardından bir araya gelip notlarınızı karşılaştırın.
Belki de en iyi fikirlerinizi tek başınıza ürettiğinizi ve bunları iş birliği içinde geliştirdiğinizi fark edeceksiniz. Ya da belki de beyninizi asıl harekete geçiren şey konuşmaktır.
Gerçekten mola hissi veren bir mola verin.
Nasıl çalıştığınızı bilmek, aynı zamanda beyninizin ne zaman kısa bir süreliğine çalışmayı bıraktığını bilmek anlamına gelir.
Tıkanıp kaldığınızda; Instagram’ı açmak, mesajları kontrol etmek, günün Wordle bulmacasını çözmek ve bir bakmışsınız bambaşka bir konuda internetin derinliklerinde kaybolup 25 dakikayı harcamak gibi bir “mola” verme dürtüsü oluşabilir.
Dr. Amantha, ortamı değiştirmek veya kısa bir yürüyüşe çıkmak gibi daha yenileyici bir şeyler öneriyor.
“Kısa bir yürüyüş veya ortam değişikliği işe yarar; çünkü bu, aynı türden uyarımın farklı bir versiyonu değil, yapılan işe verilen gerçek bir moladır,” diyor.
Ekran başında geçirdiğiniz zamana, sadece başka bir ekrana bakarak mola vermeyin.
Araştırmalar, molaların gerçekten faydalı olabileceği fikrini destekliyor. 22 bağımsız çalışma örneği üzerinde yapılan bir meta-analiz, mikro molaların artan zindelik ve azalan yorgunluk hissiyle ilişkili olduğunu ortaya koydu. Performans üzerindeki genel etki istatistiksel olarak anlamlı değildi ve daha uzun molalar (10 dakikadan fazla) daha büyük performans artışlarıyla ilişkilendirildi; yani beş dakikalık molanızın sizi sihirli bir şekilde işinizde daha iyi hale getirmesi gerekmiyor.
Ayağa kalkın. Hareket edin. Suyunuzu tazeleyin. Dışarı çıkın. Ekrandan gözünüzü ayırın.
Ya da sadece mola verin; çünkü yaşamayı hak ediyorsunuz.
İş gününüzü öğrendikleriniz doğrultusunda şekillendirin.
Buradaki amaç; kendinize “sabah insanı”, “içe dönük”, “yaratıcı” veya işe yarar, istihdam edilebilir bir birey gibi hissetmek için renk kodlu bir takvime ihtiyaç duyan biri gibi etiketler yapıştırmak değildir.
Kronotipinizi “hack’lemenize” veya kendinize yeni bir etiket takmanıza gerek yok. Sadece kendinizi bu yönüyle tanıyın.
Belki de en net düşüncelerinizi öğleden önce ürettiğinizi keşfedersiniz. Belki önemli toplantılardan önce bir hazırlık ve sindirme süresine ihtiyaç duyduğunuzu fark edersiniz. Belki de en iyi fikirleriniz, onları bir gruba sunmadan önce tek başınızayken ortaya çıkıyordur. Belki de 20 dakikalık odaklanmış bir çalışma, ucu bucağı belli olmayan üç saatlik bir çalışma bloğundan çok daha yapılabilir geliyordur.
İşin en güzel yanı ne mi? Bu keşiflerin hiçbiri hayatınızda köklü değişiklikler yapmanızı gerektirmiyor.
Sadece bir toplantının saatini değiştirin. Sunum dosyasını önceden isteyin. Derinlemesine çalışma için bir saat ayırın. Telefonunuz olmadan 20 dakika geçirmeyi deneyin. O muğlak göreve belirli bir süre ve kapsam belirleyin. Öğle molanızı bilgisayarınızdan uzakta verin.
Nelerin değiştiğine dikkat edin.
En verimli iş gününüzün başkasınınkine benzemesi gerekmez. Tek gereken, beyninize düşünmenize, odaklanmanıza, iş birliği yapmanıza ve sürekli kendinizle mücadele etmeden işinizi tamamlamanıza yardımcı olacak koşulları daha fazla sağlamasıdır.